CONTESTO

IL CLIENTE DI SYNGROUP UTILIZZA UNA PIATTAFORMA DI GESTIONE ACQUISTI STORICA CHE NON SI È ADATTATA COMPLETAMENTE ALLA FORTE ESPANSIONE DELL'AZIENDA. IL BUDGET RIDOTTO E LA NECESSITÁ DI GESTIRE TEMPESTIVAMENTE LE RICHIESTE PER PRIORITÁ HANNO PORTATO VERSO UNA GESTIONE TRAMITE RPA E MACRO.      

Il Direttore Acquisti ha visto incrementare notevolmente il numero di richieste di acquisto senza poter distinguere la criticità e la priorità del bisogno a causa dei limiti della piattaforma di caricamento. Le maschere di visualizzazione non hanno inoltre consentito il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attivitá.    

OBIETTIVI

• Ripartire in maniera semi-automatica le nuove richieste; 

• Assegnare le priorità alle richieste in base a parametri interni;

• Consentire al Direttore Acquisti il monitoraggio delle attività; 

• Concentrare le energie delle risorse su determinate richieste.

APPROCCIO

Syngroup ha inizialmente mappato il percorso che deve attraversare una richiesta di acquisto, dal momento in cui viene generata fino all'evasione della stessa tramite un ordine verso il fornitore. Grazie a questa attività è stato possibile realizzare il diagramma di flusso delle richieste, necessario per capire le logiche del processo di approvazione e lo status delle richieste durante i vari passaggi.

L'analisi degli ultimi 12 mesi è servita per comprendere le tipologie di servizi / prodotti processati, con una particolare attenzione verso i più frequenti ed i relativi fornitori. Da questo studio si è costruito il meccanismo di RPA (Robot Process Automotion) che ha consentito di avere subito a disposizione delle opzioni di assegnazione per ciascuna richiesta.

Inoltre, l'esperienza delle singole risorse ha consentito di stimare, tramite interviste dedicate, i carichi di lavoro per fornitori e famiglie di acquisto, in modo da garantire al Direttore Acquisti la visibilità sui carichi assegnati / da assegnare  considerando i risultati del processo di RPA. 

Il database delle richieste è stato anche arricchito con una assegnazione automatica di priorità in base a dei parametri definiti internamente all'ufficio acquisti.

Una Macro dedicata è stata sviluppata per creare i fogli di lavoro di ciascuna risorsa e caricarli su apposite cartelle condivise in rete: le eventuali annotazioni su questi fogli vengono riportate sul cruscotto del Direttore Acquisti in tempo reale. 

Syngroup ha infine realizzato una pagina di monitoraggio del cruscotto dove il Direttore Acquisti ha la possibilitá di visualizzare in maniera immediata le richieste da lavorare / in lavorazione con i rispettivi tempi.

L'Azienda beneficia di un focus mirato da parte dell'Ufficio Acquisti verso le richieste prioritarie; gli arretrati sono stati ridotti da 500 a 200 in un mese. Il Direttore Acquisti ha la visibilità necessaria sulle richieste e gestisce le risorse in maniera efficace ed efficiente.